Inspiration til administrative procedurer.
-
Må man give sine patienter kredit? Ja, det skulle man jo tro var ens egen sag, men ... Den nye kreditaftalelov fra 2023 siger, at enten skal kreditten være under 90 dage eller også skal den være 100% omkostningsfri for patienten. -
Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS) gennemførte i 2023 tilsyn på 65 tandklinikker. Af disse var der mindre problemer på 32 klinikker, altså ca. halvdelen, og alvorlige problemer på 5 klinikker. Her kan du læse rapporten.
-
Jf persondataforordningen skal tandklinikker gennemføre og dokumentere en konsekvensanalyse. Du kan få hjælp til dette ved at kontakte Bo på info@dentalkvalitet.dk. Datatilsynets skabelon til konsekvensanalyse (udgivet juni 2024). Du kan finde et forslag til en udfyldt konsekvensanalyse for en tandklinik her: GDPR: Konsekvensanalyse vedr. databehandling (DPIA)
-
Sundhedsstyrelsen udgiver hvert 5. år en prognose for udviklingen på tandplejeområdet. Denne er fra primo 2024. -
Hvidvaskloven blev senest opdateret den 22. februar 2024, hvor grænsen for hvor meget man må modtage kontant i forbindelse med én sammenhængende behandling blev ændret fra 20.000 kr. til 15.000 kr.
-
Bekendtgørelsen er fra 2009. Der findes en vejledning, som uddyber loven.
-
Som bekendt blev store bededag afskaffet som helligdag i 2023. Loven er kort og koncis. Man skal kompensere alle fastansatte med 0,45% af årslønnen, hvis de får forøget deres arbejdstid som konsekvens af loven (ikke folk, som udelukkende får provisionsløn, for de tjener jo også mere i kraft af den ekstra dag, og ikke folk, som ikke arbejder om fredagen).
-
Beskrivelse af, hvordan man sikrer sig, at man har modtaget de varer, man bliver faktureret for og kun betaler godkendte fakturaer samt får disse gemt som elektroniske bilag.
-
Denne skabelon tager udgangspunkt i den officielle fra HK/TF, men der er ændret lidt og så er den i tekstbehandlingsformat, så den er nem at kopiere og udfylde. Ændringerne er primært:
- Mulighed for valg mellem de to dominerende ansvarsforsikringsordninger i § 13 og
- ændret §20 vedr. mulighed for ansættelse på andre klinikker.
-
Skabelonen gælder fra 2023 og kan udfyldes elektronisk eller udskrives. Bemærk, at dentalkvalitet.dk har udarbejdet en let ændret udgave, som du kan se her.
-
Denne overenskomst gælder indtil 2025.
-
Det er lovpligtigt mindst hver 3. måned at kontrollere de "film"/fosforplader, som benyttes på klinikken og man skal have en vejledning i dette. Her er et eksempel på en vejledning i Kontrol af artefakter og ridser i fosforplader til brug ved intraoralt røntgen.
-
Der skal foretages konstanskontrol af optisk densitet ugentligt de første 3 måneder efter nyanskaffelse eller reparation og derefter månedligt. Dette dokument indeholder en vejledning, som punkt for punkt beskriver proceduren for optagelse, kontrol og registrering.
-
Her står de væsentligste oplysninger vedr. overenskomsten for klinikassistenter, som blev godkendt i maj 2023. Du kan se den fulde overenskomst for 2023-2025 her: https://dentalkvalitet.dk/vare/overenskomst-for-klinikassistenter-2023-2025/
-
Den nye ansættelsesbevislov blev vedtaget i maj 2023. For tandklinikker er den primært relevant ved ansættelse af tandlæger, i det de fleste andre medarbejdere er omfattet af overenskomster, hvor loven ikke finder anvendelse.
-
Hvis en opgave delegeres til en person, som ikke har den pågældende opgave som sit faglige virksomhedsområde, skal der foreligge en skriftlig instruks for delegeringen. Her på dentalkvalitet.dk finder du mange eksempler på instrukser, som nemt kan tilrettes klinikkens behov. Dette dokument er den skabelon, som ligger til grund for instrukserne. Hvis du vil skrive instrukserne fra bunden, er du velkommen til at downloade den gratis.
-
Fra 31. december 2022 blev det lovpligtigt for virksomheder at sortere almindeligt husholdningsaffald. I alt er der tale om 10 typer af affald: mad-, papir-, pap-, glas-, metal-, plast-, mad- og drikkekarton samt farligt affald og restaffald. Her er en tjekliste fra Miljøstyrelsen.
-
Det er lovpligtigt at have en beskrivelse af, hvordan man delegerer forbeholdt sundhedsfaglig virksomhed.
-
Skemaet benyttes til at registrere de opgaver, klinikken delegerer til medhjælp samt styring af hvilket kompetenceniveau, medhjælpen har. Når skemaet tages i brug starter man med at erstatte KA 1, KA 2 osv. med navnene på de medarbejdere, man delegerer til.
-
Journalføringsbekendtgørelsen kræver i §30 skriftlige instrukser for journalføring ved tekniske nedbrud eller i øvrigt ved manglende adgang til patientjournalen. Dette dokument er et eksempel på dette.
-
Det er lovpligtigt at have en skriftlig beskrivelse af, hvordan man gør rent på klinikken inkl. hvilke hygiejneniveauer og rengøringsmetoder, der anvendes i hvilke lokaler. Dette dokument dækker kravene og kan nemt tilpasses forholdene på jeres klinik.
-
Vejledning om ordination og håndtering af lægemidler
-
Bekendtgørelse om recepter og dosisdispensering af lægemidler ændres meget ofte. Dette er gældende version pr. februar 2024 (fra december 2023). Tjek evt. på Retsinformation, om der er kommet ændringer, for det gør der ret ofte.
-
Bogføringsloven regulerer reglerne for klinikkens bogføring. Mindstekravsbekendtgørelsen er en del af bogføringsloven. Den specificerer reglerne for, hvordan du skal udarbejde klinikkens årsregnskab. -
I bekendtgørelse om psykisk arbejdsmiljø er de vigtigste regler om psykisk arbejdsmiljø samlet, så det er nemt for virksomhederne at se, hvilke regler der er særligt centrale, når det handler om det psykiske arbejdsmiljø. Der er ingen nye krav i bekendtgørelsen, men bekendtgørelsen indeholder mange nye regler, der præciserer kravene til det psykiske arbejdsmiljø.
-
For at danne sig et grundlag for at gennemføre den lovpligtige konsekvensanalyse, starter man med at udarbejde en datastrømsanalyse. Dette regneark indeholde et eksempel, som i langt de fleste tilfælde vil være næsten dækkende for en tandklinik. Klinikken skal naturligvis løbe dokumentet igennem og sikre, at indholdet svarer til de faktiske forhold på klinikken, men man slipper for at bruge mange timer på at gennemtænke klinikkens processer.
-
Dette eksempel på en it-beredskabsplan er udarbejdet ud fra TF's anbefalede skabelon. Man kan også indbygge disse oplysninger i it-sikkerhedspolitikken.
-
I 2022 blev denne nye bogføringslov vedtaget med regulering af en række forfold vedr. digital bogføring samt krav til at virksomheden har en beskrivelse af sine bogføringsprocedurer.
-
Bogføringsloven, som blev vedtaget i 2022 stiller i §6 krav om, at klinikken har en beskrivelse af sine bogføringsprocedurer herunder betryggende opbevaring og ansvarlige medarbejdere. Dette dokument indeholder et eksempel på en komplet beskrivelse, som nemt kan tilrettes klinikkens faktiske forhold, hvis de afviger fra det beskrevne.
-
De vigtigste regler om forebyggelse af stik- og skæreskader.
-
Der er mange ting at huske på, når man ansætter en ny medarbejder. Nogle af dem er lovpligtige, f.eks. opdatering af listen over stråleudsatte medarbejdere osv. Denne tjekliste sikrer en god proces, så man husker det hele.
-
Det er hensigtsmæssigt at have alle klinikkens regler samlet i en personalehåndbog, så nye medarbejdere ikke er i tvivl om disse og så de kan bidrage til opretholdelse og positiv udvikling af klinikkens kultur og kvalitet, både arbejdsmæssigt og socialt. Dokumentet kan benyttets som et gennemarbejdet udgangspunkt, som naturligvis bør tilpasses forholdene på din egen klinik. INDHOLDSFORTEGNELSE Organisationsplan på klinikken Personlig fremtræden Sprogbrug Påklædning Mødetid Frokostpause Kaffe/spisepauser Parkering Sygemelding Mobiltelefon Personlige værnemidler Hepatitisvaccine B Ferie Overarbejde og afspadsering Ledig tid Orden og renholdelse af personaleafdeling Begravelse og bisættelse Personalemøder Kvalitetssikringsdokumenter Kursustid og transport under kursus Læge/tandlægebesøg Tandbehandling og hygiejneartikler Brug af klinikkens telefon, printer, mm. Rygepolitik Alkoholpolitik IT-politik: Internet, Facebook, computerspil m.m. Nøgle og adgangskode E-mail, computerkoder og Google-drev dokumenter, m.m. MUS Lønsamtale Længerevarende sygdom og sygefraværssamtaler Sygedagpengerefusion Tavshedspligt Samtykke til arbejdsgiverens behandling af medarbejderens data, fotos, mv. Overtrædelse og konsekvens
-
Early bird/Tilbud
Dette skema til registrering af kontaktoplysninger for medarbejderes pårørende hænger sammen med Beredskabsplan vedr. brand.
-
Det er lovpligtigt at have en voldspolitik. Tag udgangspunkt i dette forslag.
-
Early bird/Tilbud
Det er lovpligtigt at have en skriftlig rygepolitik. Denne skabelon kan benyttes. Få medarbejderne til at underskrive den og scan den underskrevne rygepolitik til personalemappen.
-
Denne samtykkeerklæring udfyldes af medarbejderen ved ansættelse for at give samtykke til at klinikken opbevarer personfølsomme oplysninger om medarbejderen. Samtykket dækker også evt. fotografier.
-
Early bird/Tilbud
Dette skema benyttes til at dokumentere, at en ny medarbejder er blevet introduceret til og har sat sig ind i klinikkens kemisk APV.
-
Early bird/Tilbud
Dette skema udfyldes med oplysninger for nye medarbejdere
-
Bekendtgørelse om ioniserende stråling og strålebeskyttelse
-
SIS' vejledning vedr. Intraorale røntgenoptagelser, som bl.a. indeholder forslag til, hvordan man gennemfører den lovpligtige, årlige kvalitetssikringsrunde vedr. røntgen.
-
Klinikken skal have en beskrivelse af, hvordan man betjener de intraorale røntgen-apparater. Denne instruks for anvendelse og indstilling af intraoral røntgen er et eksempel for Planmeca. Hvis du har et andet mærke, bør du tilpasse dokumentet, så det passer til jeres klinik.
-
Klinikken skal vedligeholde en liste over de medarbejdere, som er udsat for stråling fra røntgenapparater. Dette skema kan benyttes til at sikre, at man har de korrekte oplysninger registreret.
-
Klinikken skal registrere en række oplysninger om de installerede strålekilder (røntgen, OP mv.). Dette skema skal udfyldes en gang for alle og opdateres ved evt. udskiftning eller tilkøb.
-
Ved det årlige røntgen-audit skal man kontrollere indikation og kvalitet af tilfældigt udvalgte røntgenbilleder samt kontrollere, at man har taget stilling til en række forhold vedr. sine strålekilder. Dette er en skabelon, som gør det nemt at registrere og dokumentere, at kontrollen er udført i overensstemmelse med Statens institut for strålehygiejnes krav.
-
Statens Institut for strålehygiejne kræver, at tandklinikker gennemfører en årlig "kvalitetsrunde" eller audit. Dette dokument beskriver principperne for, hvordan man gennemfører korrekt audit.
-
Brug arbejdsmiljøvejviseren fra Arbejdstilsynet til at få overblik over de typiske problemer for tandlæger og til at få forslag til, hvordan I kan løse problemerne.
-
Tjeklisten udfyldes i samarbejde med medarbejderne (eller evt. arbejdsmiljørepræsentant)
-
Eksempel på beredskabsplan i tilfælde af brand. Du kan nemt tilrette den til forholdene på din egen klinik.
-
Dette er et eksempel på en beredskabsplan i tilfælde af uheld. Du kan nemt tilrette den til klinikkens egne forhold.
-
Et af kravene i databeskyttelsesloven er at man, når man arbejder med biometriske data, skal udarbejde en risikovurdering og konsekvensanalyse af, hvorvidt de registrerede data krænker personers rettigheder eller frihedsrettigheder. Dette dokument indeholder en konsekvensanalyse, som nemt kan tilrettes forholdene på den enkelte klinik.
-
Reglerne om GDPR kræver, at klinikken har en Intern fortegnelse over klinikkens databehandlingsaktiviteter. Dette dokument er et eksempel, som man nemt kan tilrette de faktiske forhold på klinikken.
-
Europaparlamentet besluttede i 2018 et omfattende regelsæt om beskyttelse af persondata. Efterfølgende har Folketinget vedtaget en Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (også kaldet databeskyttelsesloven). Som udgangspunkt er behandling af helbredssoplysninger forbudt (Artikel 9 stk. 1), men heldigvis gælder forbudet ikke for sundhedspersoner, som har en legitim adgang til at behandle disse oplysninger. Så vi må (naturligvis) gerne opbevare folks journaler, men der er opstillet en række krav til IT-sikkerhed i denne forbindelse, som fordrer, at man har en række dokumenter på plads, herunder
- Kortlægning af dataveje, brugerroller og dataflow (inkl. intern fortegnelse) - dette er et ret stort arbejde...
- Konsekvensanalyse og risikovurdering (hvad kan gå galt og hvor galt går det så…?)
- IT-sikkerhedspolitik (Se eksempel her)
- IT-Beredskabsplan (hvad gør man, hvis noget går galt)
-
Styrelsen for Patientsikkerhed har udgivet denn FAQ med en række spørgsmål og svar af relevans for tandlæger og tilsyn med tandklinikker.
-
Kemisk APV for tandklinikker. Dokumentet giver en overskuelig gennemgang af kravene til kemisk APV og introducerer nogle enkle værktøjer til at opfylde kravene. -
Alle tandklinikker arbejder med en række stoffer, som i varierende grad betegnes som farlige. Siden 2019 har der været krav om, at tandklinikker skal gennemføre kemisk APV. Dette dokument er Arbejdstilsynets vejledning vedr. Arbejde med stoffer og materialer. Dokumentets indhold kan også læses her: https://at.dk/regler/at-vejledninger/arbejde-stoffer-materialer-c-1-3/ -
Klinikkens økonomi er fuldstændig afhængig af, at kunderne betaler deres behandlinger. Dokumentet indeholder et sæt af regler for, hvornår der skal lægges et aconto-beløb og hvornår resten skal betales. Endvidere et par forslag til, hvad man kan sige til folk for at de skal forstå, hvorfor vi beder om et aconto-beløb.
-
Denne overenskomst er ikk egældende længere. Den er erstattet af den overenskomst, som gælder fra 2023-2025, som du kan finde her: https://dentalkvalitet.dk/vare/overenskomst-for-klinikassistenter-2023-2025/ Her kan du downloade overenskomsten som var gældende fra marts 2020 til 2023.
-
Bekendtgørelse af lov om autorisation af sundhedspersoner og om sundhedsfaglig virksomhed. Det er bl.a. her, der står ( i §17), at man skal udvise omhu og samvittighedsfuldhed. Denne version er gældende pr. januar 2023.
-
Vejledning om journalføring på det tandfaglige område far 2021 erstatter den tidligere Vejledning om tandlægers journalføring. Uddyber Bekendtgørelse nr. 530 om autoriserede sundhedspersoners patientjournaler
-
I dette regneark kan du indtaste hovedtallene for din klinik og derefter analysere forskellige lønmodeller for ansatte tandlæger, tandplejere og klinikassistenter for at få overblik over, hvad dine ansatte egentlig koster klinikken. Du vil opdage, at den samlede udgift til en medarbejder langt overstiger den løn, som både du og din ansatte tror, at de får. Regnearket er et udtryk for et øjebliksbillede og du bestemmer selv, hvordan du vil bruge det. Der vil forekomme ændringer i forskellige offentlige satser eller f.eks. overenskomster, så det vil være en god idé at downloade en ny version ind imellem. Denne version er opdateret med de nye lønninger og pensionssatser fra overenskomsterne pr. 1. april 2023 (og ændringerne i pension pr. juni 2023). Det er din suveræne beslutning, hvad du vælger at bruge dette regneark til. Regnearket kan ikke erstatte rådgivning fra f.eks. din revisor eller advokat. Der kan forekomme fejl og mangler i regnearket og satser mv. kan blive ændret. Vi påtager os ikke ansvar for skade eller tab, der direkte eller indirekte kan henføres til anvendelse af regnearket. -
Sundhedslov (også kaldet særloven) fra maj 2018. Denne er erstattet i juni 2021 af Bekendtgørelse om tilskud til behandling hos praktiserende tandlæge
-
Tandklinikken skal (jf. persondataforordningen pr. 25. maj 2018) have en opdateret IT-sikkerhedspolitik. Dette dokument er Sanadent Tandlægernes IT-sikkerhedspolitik, som let kan tilpasses. Bemærk, at dokumentets indhold gerne skal passe til den konkrete adfærd på klinikken. Dokumentet er på 14 sider med følgende indhold: Indledning Formål med IT-sikkerhedspolitikken 4 Hovedmålsætninger i IT-sikkerhedspolitikken 4 IT-sikkerhed og troværdighed 4 Afbalanceret IT-sikkerhed 5 IT-sikkerhedspolitikkens omfang 5 Risikovurdering og risikoanalyse 6 Risikovurdering 6 Sikkerhedsniveau 6 Organisering og ansvar 6 Interne organisatoriske forhold 6 Styringsprincipper 7 Eksterne samarbejdspartnere 7 Klassifikation af systemer og data 7 Personaleoplysninger 7 Oplysninger om øvrige personer 8 Brugeradfærd 8 Passwordsikkerhed 9 Ansættelsesforholdet 9 Funktionsadskillelse 9 Ansættelsens ophør 9 Fysisk sikkerhed 10 Fysisk adgangskontrol 10 Alarm 10 Beskyttelse af udstyr 10 Styring af netværk og drift 11 Eksterne serviceleverandører 11 Skadevoldende programmer (vira, orme, spy- og malware) 11 Netværkssikkerhed 11 Informationsudveksling 11 Kryptering af emails 11 Adgangsstyring 12 De forretningsmæssige krav til adgangsstyring 12 Administration af brugeradgang 12 Brugerens ansvar 12 Mobilt udstyr og fjernarbejdspladser 12 Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af it-systemer 13 Sikkerhedskrav til informationsbehandlingssystemer 13 It-beredskabsstyring 13 Overensstemmelse med lovbestemte krav 13 Godkendelse 14
-
Tandklinikken skal (jf. persondataforordningen pr. 25. maj 2018) have en opdateret privatlivspolitik. Dette dokument er Sanadent Tandlægernes privatlivspolitik, som let kan tilpasses. Dokumentet indeholder 10 sider med bl.a. følgende indhold: Kontaktoplysninger Data Protection Officer Vi sikrer dig fair og transparent databehandling Behandling af persondata Samtykke Sikkerhed Interne regler om informationssikkerhed Brug af cookies Cookies, formål og relevans Dine rettigheder
-
Tandklinikken skal som udgangspunkt (jf. persondataforordningen pr. 25. maj 2018) indhente samtykke fra alle patienter til at registrere deres oplysninger i journalsystemet. Dette er dog senerelempet i lovgivningen og efterfølgende vejledning, så registrering, som følger af krav i lovgivningen er undtaget. Man skal dog stadig indhente patientens samtykke, hvis man påtænker at udveksle patientens oplysninger med andre (kommuner, tandteknikere og lignende og derfor kan det være en god idé at få patientens samtykke fra starten. Dette forslag til indhentning af samtykke lægger op til, at patienten afkrydser (lovpligtigt) og underskriver samtykkeerklæringen, når de besøger klinikken. I princippet skal samtykket fornys hvert år.
-
Hvordan håndteres uheld ved stikskader på kontaminerede instrumenter? Hvem skal man indberette uheldet til, så man overholder lovgivningen på området? Hvor lang er fristen for anmeldelsen? Dette dokument beskriver disse forhold i punktform og med relevante links.
-
Dette er en skabelon, som kan anvendes til at standardisere sine procedurebeskrivelser og kvalitetsdokumenter.